Beschlussvorschlag:

Es wird beschlossen, die Anschaffung einer neuen Telefonanlage inkl. Telefonen an die Firma OnPoint-IT für die Telefonanlage Swyx zum Preis von 19.580,26 € (brutto), zuzüglich jährlicher Folgekosten, zu vergeben.

Sachverhalt/Stellungnahme der Verwaltung:

In 2021 wurde durch den früheren IT-Systemadministrator der Inselgemeinde Juist, Herr Siedelmann, bekanntgegeben, dass die aktuell sich im Einsatz befindliche Telefonanlage Kerio von einem neuen Anbieter aufgekauft wurde und künftig nicht mehr supportet wird. Daher wurden Mittel für eine neue Telefonanlage und neue Telefone (die aktuell im Einsatz befindlichen Telefone standen vor ihrer Inbetriebnahme schon einige Jahre im Rathaus rum und wurden dadurch beim Aufbau schon nicht mehr vom Anbieter supportet) eingestellt.

Im Rahmen der Suche wurden diverse Anbieter angeschrieben. Für viele scheint die Inselgemeinde Juist aber scheinbar auf Grund ihrer Größe als zu uninteressant. Während viele Anbieter überhaupt nicht antworteten, erklärten zumindest einige, dass sie Neukunden z. B. erst ab 100 Telefonanschlüssen aufnehmen.

Letztlich blieben 3 Anbieter über.

Die OnPoint-IT mit der Telefonanlage von Swyx, die Firma Ansit mit ihrer eigenen Telefonanlage Ansitel und die Firma Maris mit der Telefonanlage Starface.

Nachdem von allen Anbietern Angebote vorlagen, wurden diese vergleichen.

Die Anschaffungskosten unterscheiden sich nicht besonders stark (OnPoint-IT 16.454,00 €, Ansit 20.050,40 €, Maris 8.550,00 € (hierbei ist zu beachten, dass hierin im Gegensatz zu den anderen Anbietern aber noch nicht die Kosten für Telefone enthalten sind; hierfür müsste man noch einmal mit mind. 12.000,00 € rechnen)).

Die laufenden Kosten betragen jährlich bei OnPoint-IT 2.541,60 €, bei Ansit 2.144,00 € und bei Maris 6.282,72 €.

Auf Grund der verhältnismäßig hohen laufenden Kosten würde ich an dieser Stelle den Anbieter Maris ausschließen.

Hinsichtlich der Anbieter OnPoint-IT und Ansit erscheint die Entscheidung recht schwer. Die Telefonanlagen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Funktionen nicht in einem Umfang, in dem man dadurch eine Entscheidung fällen kann.

Die Kosten sind relativ identisch, sofern man dies über die Abschreibungsdauer der Telefonanlage von 10 Jahren betrachtet.

Ein kleiner Vorteil von OnPoint-IT wäre aus meiner Sicht, dass diese aktuell über ein monatliches Lizenzmodell verfügen, bei vorhersehbaren Änderungen (z. B. Einstellungen von neugeschaffenen Stellen oder längerfristigem Ausfall ohne Nachbesetzung) können Lizenzen relativ flexibel dazu oder abbestellt werden.

Allerdings sollte man beachten, dass die OnPoint-IT auch unser externer Dienstleister ist und wir insgesamt schon einige Projekte mit ihnen durchgeführt haben und noch durchführen werden. Damit kann man zwar grundsätzlich sagen, dass die Umsetzung mit ihnen wohl gut laufen wird, auf der anderen Seite sollte man sich fragen, wie abhängig man sich von einem einzelnen Dienstleister machen möchte.

Hier sollte man den Punkt der „Digitalen Souveränität“ beachten. Hierunter ist grundsätzlich die Abhängigkeit der Kommune von Anbietern zu verstehen. Es geht um die Frage, wie weit macht man sich von einzelnen Anbieter (ein Beispiel hierbei ist z. B. Microsoft) abhängig und was kann man gegen diese Abhängigkeit tun.

Im vorliegenden Fall würde ich daher zu der Telefonanlage von Ansit tendieren, auch wenn der Anbieter selbst in Berlin sitzt. Dies sollte aber im digitalen Zeitalter kein Problem sein, da uns die Telefonanlage selbst vom Anbieter als virtuelle Maschine zur Verfügung gestellt wird.

Die IT sieht dies etwas anders. Hierzu erhielt ich von Markus Vollmer folgende Nachricht:

„Flo und ich haben uns über deinen Aktenvermerk und die Thematik unterhalten, wir sind beide der Meinung das es sinnvoll wäre das Angebot der Firma Onpoint anzunehmen.

Die Tatsache, dass das Lizenzmodell so flexibel ist, wäre hierfür ein sehr großer Grund. Auch wenn dies rechtzeitige Kommunikation von allen Stellen erfordert.

Ein weiter und der für uns aus Technisch organisatorischen Gründen der wichtigste Grund ist, dass die Onpoint unser Externen-Dienstleister ist. Im Falle eines Falles und wir fallen alle 3 aus kann die Onpoint in allen Belangen zumindest Remote unterstützen. Die Onpoint hat mit uns das Netzwerk und unser neues Serversystem erarbeitet und umgesetzt und kennt sich somit auch hier bestens aus. Ein 3t Anbieter kann das nicht leisten.“.

Der Bürgermeister, Dr. Tjark Goerges, entschied sich in letzter Instanz für die Telefonanlage Swyx vom Anbieter OnPoint-IT.