Beschlussvorschlag:

Das Zuständigkeitsverzeichnis wird wie folgt geändert:

Allgemeinde Bewirtschaftungsbefugnis
2.1.3  von mehr als 1.000,00 € bis 10.000,00 € und bei jährlich wiederkehrenden Lieferungen und Leistungen von mehr als 2.000,00 € bis 25.000,00 € (gesetzliche oder vertragliche Ausgaben ohne Betragsbegrenzung >>> Bürgermeister

2.1.4  bis 1.000,00 € und bei jährlich wiederkehrenden Lieferungen und Leistungen bis 2.000,00 € >>> Sachgebietsleitung „Bauunterhaltung/Beschaffung“ im Vier-Augen-Prinzip mit in der Budgetverantwortung stehenden jeweiligen Sachgebietsleitung bzw. Vertretung

Sachverhalt/Stellungnahme der Verwaltung:

Herr Jacobs begründet seinen Antrag wie folgt: „Das Zuständigkeitsverzeichnis soll dahingehend angepasst werden, dass es effizientere Beschaffungsabläufe ermöglicht. Verschiedene Sachgebietsleiter der „Bauunterhaltung/Beschaffung“ haben in den letzten Jahren ihr Unverständnis zur restriktiven Handhabung des Bestellwesens geäußert. Jeder Auftrag bedarf derzeit der Zustimmung des Hauptverwaltungsbeamten oder seines Vertreters. Diese führt, insbesondere im laufenden Geschäft, zu unnötigen Verzögerungen. Mit dem Beschlussvorschlag sollen Anläufe verschlankt, Verantwortungen zuständigkeitsbezogen zugeordnet und Wertschätzung ausgedrückt werden. Obwohl mehrere Mitarbeiter einen entsprechenden Wunsch geäußert hatten, wurde seitens der Verwaltung bisher kein Änderungsantrag eingebracht. Das Ziel der Optimierung der Verwaltungsarbeit ist Motivation dieses Antrags.“

Zur Sache selbst erläutert der HVB, dass die administrativen Schritte der Beschaffungsabläufe generell nicht optimal entwickelt seien und gegenwärtig optimiert werden. Aus diesem Grund hat es noch keine Anpassung des Prozederes gegeben.

Aus formeller Sicht ergibt sich folgendes Bild: Gem. § 85 Abs. 3 NKomVG leitet und beaufsichtigt der Hauptverwaltungsbeamte die Verwaltung und regelt die Geschäftsverteilung im Rahmen der Richtlinien der Vertretung. Die Vertretung darf die Organisationshoheit des Hauptverwaltungsbeamten einschränken. Die Verwaltung soll nach dem Grundsatz der Einheitsverwaltung funktionieren und in angemessener Weise die geschuldeten Ergebnisse erreichen. Daraus folgt, dass der Hauptverwaltungsbeamte möglichst umfassend Einfluss auf die Organisation nehmen können muss, um seiner Verantwortung gerecht werden zu können. Hieraus lässt sich die inhaltliche Reichweite der Richtlinienkompetenz der Vertretung ableiten. Es darf nur Grundsätzliches geregelt werden. Nach §58 Abs.1 Satz 2 kann die Vertretung Richtlinien beschließen, nach denen die Verwaltung geführt wird. Somit ist die Struktur der Verwaltung und Grundentscheidungen über die Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge gemeint, die insbesondere den Hauptausschuss und den HVB betreffen. Der Verantwortung des HVB für den Geschäftsgang der Verwaltung steht die der Vertretung für den Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten (§58 Abs. 4) gegenüber. Aus ihrem Spannungsverhältnis ist der Inhalt der Richtlinien zu bestimmen, die die Vertretung für die Geschäftsverteilung aufstellen kann.

Richtlinien dürfen die Geschäftsverteilung nur im Grundsätzlichen regeln und können über die Dezernatsverteilung oder eine vergleichbare Organisationsebene nicht hinausgehen.

Mit dem oben lautenden Antragsinhalt ist die beschriebene Kompetenz und Grenze der Vertretung überschritten. Sofern hält der Hauptverwaltungsbeamte den Beschluss für rechtswidrig und behält sich sein Einspruchsrecht nach § 88 NKomVG vor.