Beschlussvorschlag:

Es wird beschlossen, das Angebot der Firma Karl Kleinschmidt e. K. Inhaber Markus Koch aus Hannover für das DMS Dokuneo i. H. v. voraussichtlich 27.480 €, zuzüglich der Kosten der Einrichtung und Schulung sowie Folgekosten, anzunehmen.

Sachverhalt/Stellungnahme der Verwaltung:

Durch das OZG (Onlinezugangsgesetz) müssen die Verwaltungen der Bund, Länder und Kommunen bis zum 31.12.2022 sämtliche Leistungen, welche Sie erbringen, auch in digitaler Form anbieten.

Um dies umsetzen zu können, ist ein erster notwendiger Schritt die Einführung eines DMS (Dokumenten Management System).

Dieses wird letztlich dazu dienen, das elektronische Akten für die Vorgänge angelegt werden können und mit Hilfe später eingeführter Workflows werden die Arbeitsschritte nach und nach digitalisiert, was zu einer schrittweisen Abschaffung des „Papierbüros“ führt.

Insgesamt wurden für die Digitalisierung zunächst 100.000 € im Haushalt 2021 angemeldet. Diese dienen nicht nur der Anschaffung eines DMS, auch wird nach der Beauftragung des DMS die Anschaffung eines elektronischen Zeiterfassungssystems mit elektronischer Zugangskontrolle priorisiert. Hinzu kommen noch diverse kleinere Projekte, welche die Inselgemeinde nach und nach der Digitalisierung näherbringen sollen.

Für das DMS wurden Angebote von den Anbietern KDO, ITEBO, Regisafe und Dokuneo eingeholt.

Nachdem jedes System virtuell präsentiert wurde, erfolgte eine Auswahl an Hand diverser Kriterien (z. B. Preis/Leistung, technische Zukunftssicherheit, Anwenderfreundlichkeit, Volltextsuche, Scankonzept, etc.).

Letztlich fiel die Wahl auf das DMS Dokuneo, vertrieben von der Firma Karl Kleinschmidt e. K. Inhaber Markus Koch aus Hannover, welches am Meisten überzeugen konnte.

Für geschätzte 40 gleichzeitige Nutzer im Rathaus liegt das Angebot bei 27.480 €. Hinzukommen Kosten der Einführung und Schulung von 14.550 €, sowie monatliche Folgekosten von 549,60 € (die Preise werden noch geringfügig steigen, da hierzu noch die Kosten für Schnittstellen kommen. Zum jetzigen Zeitpunkt kann aber noch nicht abschließend beurteilt werden, wie viele Schnittstellen gebraucht werden).

Zwar gibt es das gleiche Paket auch noch für Anschaffungskosten von 990 € (zuzüglich Kosten der Einführung von ebenfalls 14.550 €), allerdings liegen hier die monatlichen Folgekosten bei 916 €, sodass die erste Variante nach 6 Jahren günstiger wird.

Da das DMS auf unbestimmte Zukunft Einzug in die Verwaltung halten soll, ist Variante 1 hier zu bevorzugen.

Das DMS der KDO konnte insgesamt nicht überzeugen.
Das System von ITEBO war zwar ansprechend, kostet aber mehr als das Doppelte gegenüber dem präferierten DMS.

Das DMS von Regisafe scheidet auf Grund veralteter IT-Struktur aus.

Ich empfehle daher, dass Angebot der Firma Karl Kleinschmidt e. K. Inhaber Markus Koch aus Hannover für das DMS Dokuneo i. H. v. voraussichtlich 27.480 € (es kann zu einer kleineren Abweichung kommen, sofern sich eine Änderung bei den gleichzeitigen Benutzern ergibt, da diese für die Preisfestsetzung maßgeblich sind), zuzüglich der Kosten der Einrichtung und Schulung sowie Folgekosten, anzunehmen.