Betreff
Einkauf neuer Server (inkl. benötigter Software) für die Gemeindeverwaltung
Vorlage
UB/2020/171
Aktenzeichen
21DK
Art
Umlaufbeschluss

Beschlussvorschlag:

Das Angebot für den Kauf neuer Server von der Firma Thomas Krenn zu einem Bruttopreis von 40.600 € wird angenommen.

Ferner wird beschlossen, die notwendigen Microsoft 2019 Nutzungslizenzen für den Betrieb der Server im Zuge eines Rahmenvertrags für ca. 18.000 € anzuschaffen.

 

Sachverhalt/Stellungnahme der Verwaltung:

Im Rahmen des Haushaltsplans 2020 sind für die Überarbeitung der IT-Infrastruktur neue Server (inkl. benötigter Software) mit einem Volumen von 60.000 € angesetzt.  Durch die neuen Server soll die IT-Infrastruktur der Inselgemeinde Juist verbessert und auf die zukünftigen Herausforderungen vorbereitet werden.

So laufen die neuen Server in einem redundanten System, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines Serverausfalls und damit die Lahmlegung der gesamten Verwaltung gegen Null läuft.

Ferner wird die Software-Infrastruktur überarbeitet wodurch unter anderem die IT-Sicherheit stark erhöht wird.

Des Weiteren werden die neuen Server über eine Leistung verfügen, die die Inselgemeinde Juist durch die in den nächsten Jahren anstehende Digitalisierung der Verwaltung benötigen wird.

 

Für die Server wurden 4 Angebote (von den Firmen: Thomas Krenn, BT-Nord, Serverhero und Bents) von Herr Siedelmann eingeholt. Er schilderte die Lage und gab die Prozessorleistung, den Arbeitsspeicher und den Storage vor. Hierauf hin sollten die Firmen ihr Angebot erstellen.

 

Das vielversprechendste Angebot war das der Firma Thomas Krenn. Zwar ist das Angebot von Serverhero 5.890 € günstiger, allerdings vertreiben diese die reine Hardware vom Werk HP.

Thomas Krenn hingegen stellt die Server selbständig zusammen, installiert diese und beinhaltet eine noch höhere Ausfallsicherung durch einen kleinen dritten Server, welcher mit 3.146 € veranschlagt wird. Das Vorgehen, einen dritten kleinen Server als zusätzliche Ausfallsicherung vorzuhalten, wurde u. a. auch von der Firma Bents empfohlen.

Der Preisunterschied liegt somit unter 3.000 €. Zusätzlich bietet Thomas Krenn erweiterte Hardware (nähere Informationen können zur Verfügung gestellt werden) und eine Server-Grundinstallation an, welches durchaus sinnvoll ist, da dies keine regelmäßige Tätigkeit der EDV der Gemeinde ist. Somit werden an dieser Stelle Fehler vermieden. Auch wird durch die Grundinstallation sichergestellt, dass die Server in ihrer beabsichtigten Form zusammenarbeiten.

Das Angebot von BT-Nord lag bei über 50.000 € und ist somit außerhalb des Rahmens.

Das Angebot der Firma Bents wurde mit den falschen Spezifikationen abgegeben, da der Preis andernfalls in keinem konkurrenzfähigen Rahmen liegen würde. Das Angebot scheidet daher ebenfalls aus.

 

Ich empfehle daher, das Angebot der Firma Thomas Krenn zu einem Bruttopreis von 40.600 € anzunehmen. Da aus meiner Sicht der leicht höhere Preis durch die gebotenen Vorteile übertroffen werden.

 

Darüber hinaus kommt noch für den Betrieb der Server benötigte Software (Microsoft 2019 Nutzungslizenzen) i. H. v. rund 18.000 € dazu, welche ebenfalls beschafft werden muss.

 

Da auf Grund der späten Haushaltsgenehmigung erst ab dem 18.11.2020 über die Haushaltsmittel 2020 verfügt werden konnte, war ein früheres einholen der Angebote und somit eine frühere Vorlage im Verwaltungsausschuss und im Gemeinderat leider nicht möglich.

Ich empfehle jedoch, dass die Server noch im Jahr 2020 bestellt werden, da eine weitere Verzögerung auch auf das künftige Großprojekt „Digitalisierung der Verwaltung“ Auswirkungen hat und dies bereits jetzt zeitlich knapp wird. Nach dem Kauf müssen die Server installiert und das System des Rathauses einmal komplett überholt werden. Mit Ausbesserungen von Kinderkrankheiten etc. werden die Server mit dem neuen System nicht vor der Ende 2021 laufen.

Darüber hinaus müssen im neuen Jahr erneut Angebote von Firmen eingeholt werden, es ist fraglich ob diese dann zu den gleichen guten Preisen erfolgen und ebenfalls erhöht sich dann der Umsatzsteuersatz von 16% auf 19%.

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

x

Ja

 

Nein

Gesamtkosten der Maßnahme (Anschaf-fungskosten/Herstellungskosten):

58.600,00

Euro

Jährliche Folgekosten:

 

Ja

x

Nein

 

Euro

 

Finanzierung:

Eigenanteil der Gemeinde (inkl. Kredite):

 

58.600,00

Euro

Objektbezogene Einnahmen (Zuschüsse, Spenden, Beiträge):

0,00

Euro

Veranschlagung:

Gemeinde:

 

ErgebnisHH

 

FinanzHH

     (lfd. Kosten)          (Investitionen)

x

BAD

 

Wirtschaftsbetriebe

 

 

Erfolgsplan

x

Vermögensplan