Betreff
Erneuerung des Kurtaxabrechnungssystems und des Onlineshops
Vorlage
2017/256
Aktenzeichen
Ro/81
Art
Beschlussvorlage

Beschlussvorschlag:

Die Kurverwaltung der Inselgemeinde Juist vergibt der Firma MDSI den Auftrag die bestehende Kurtaxabrechnungssoftware und den damit verknüpften Webshop anwendungsreif bis zum 01.11.2017 zu erstellen. Die damit verbundenen Kosten in Höhe von 249.000€ basieren auf dem Angebot vom 12.04.2017.

 

 

Sachverhalt/Stellungnahme der Verwaltung:

Die bestehende Soft- und Hardware der Kurverwaltung zur Erfassung und Abrechnung der Kurtaxe (seit2010) sowie der damit verknüpfte Webshop (2013) wurden zusammen mit der Frisia Reederei etabliert. Zwischenzeitlich gab es wiederkehrend größere Probleme mit der Anwendung als auch Beschwerden über die Serviceleistungen des Generalunternehmers Skidata mit dem Partner HKS. Bis heute sind diverse Leistungen nicht erbracht worden.

Aufgrund dieser Erfahrung und der technologischen Anforderungen (Austausch der veralteten Soft- und Hardware) hat sich die Frisia Reederei Ende 2016 dazu entschlossen eine neue Anwendung zu beschaffen.

Durch die enge Zusammenarbeit mit der Frisia Reederei und der Nutzung eines Ticket-und Durchlasssystems (Gates) für beide Partner (Fährticket und Kurkarte) war die Kurverwaltung gezwungen eine Lösung zu finden, die diesen Anforderungen gerecht wird. Prinzipiell ist es nicht vorgesehen die Arbeitsprozesse zu verändern, sondern ein technologisches Update der Hard- und Software sicherzustellen. Somit handelt es sich hier nicht um eine Neu-, sondern eine Reinvestition.

Hinzu kommt, dass die finanzrechtlichen Anforderungen an die Kurverwaltung gestiegen sind und eine mit dem bestehenden System nicht abzubildende Anforderung seit 2017, dem GoBD Zertifikat nicht erfüllt werden.   

Vor diesem Hintergrund wurden zwei generelle Optionen geprüft.

1)    Synchronisierung mit der Frisia Reederei und Wechsel zu einem neuen System der Firma MDSI zwecks optimaler Nutzung von Synergieeffekten

2)    Fortführung der Zusammenarbeit mit der Firma HKS und Nutzung eines Updates der bestehenden Software mit neuer Hardware

Nach Gesprächen mit den beiden Anbietern und der Frisia Reederei wurden vier Angebotsoptionen erstellt.

 

A)   MDSI stellt die Hardware (Rechner, Kassen), Software, passt an die Bedürfnisse der Kurverwaltung an (Customizing), Gates werden technisch erneuert (50% Anteil), Schnittstelle zum Onlineshop, Schnittstelle DATEV, Netzwerkanpassung Kurverwaltung. Serverhardware ist eingeschränkt angepasst an zukünftige Entwicklungen der Kurverwaltung (Virtualisierung des Servers). KOSTEN einmalig: 248.000€. Jährliche Folgekosten 14.700€. Gesamtsumme über 5 Jahre: 321.500€

B)   MDSI stellt die Hardware (Rechner, Kassen), Software, passt an die Bedürfnisse der Kurverwaltung an (Customizing), Gates werden technisch erneuert (50% Anteil), Schnittstelle zum Onlineshop, Schnittstelle DATEV, Netzwerkanpassung Kurverwaltung. Serverhardware ist angepasst an zukünftige Entwicklungen der Kurverwaltung (Virtualisierung des Servers). KOSTEN einmalig: 249.000€. Jährliche Folgekosten 14.700€. Gesamtsumme über 5 Jahre: 322.500€

C)   Die Frisia Reederei vermietet die Leistungen, auf die sie zugreifen können und die dem Paket B) entsprechen, an die Kurverwaltung. Kassenplätze und die Netzwerkanpassung der Kurverwaltung müssen einmalig beschafft werden. KOSTEN einmalig: 28.000€. Jährliche Folgekosten 71.500€. Gesamtsumme über 5 Jahre: 385.500€

D)   HKS stellt die Hardware (Rechner, Kassen), Software, passt an die Bedürfnisse der Kurverwaltung an (Customizing), Schnittstellen zum MDSI System werden erstellt, Gates werden technisch erneuert (50% Anteil), Schnittstelle zum Onlineshop, Schnittstelle DATEV, Netzwerkanpassung Kurverwaltung. Serverhardware ist eingeschränkt angepasst an zukünftige Entwicklungen der Kurverwaltung (Virtualisierung des Servers). KOSTEN einmalig: 238.000€. Jährliche Folgekosten 11.600€. Gesamtsumme über 5 Jahre: 296.000€

 

Das Expertenteam Herr Vollmer, Frau Rotter und Herr Goerges haben diese Angebote nach verschiedenen Kriterien bewertet und folgende Wertung durchgeführt.

 

Zu A) und B): Beide Varianten ermöglichen eine enge, aber weiterhin komplett getrennte und unabhängige Zusammenarbeit mit der Frisia Reederei. Durch die gemeinsame Zusammenarbeit mit der Firma MDSI werden Synergieeffekte erwartet, die insbesondere während der Etablierung und für spätere  Serviceleistungen von Vorteil sein werden. Es werden keine Schnittstellenprobleme erwartet. Insbesondere die Variante B ermöglicht eine technische Anpassung an das bestehende Netzwerkkonzept der Kurverwaltung und unterstützt den Ansatz der zukünftigen kompletten virtuellen Serverstruktur.

      Zu C): Der Mietansatz war zunächst eine präferierte Variante, da die geringere    

      Kapitalbindung attraktiv erschien. Während der genaueren Betrachtung wurde

      Abstand von dieser Idee genommen, da einerseits die sehr enge Anbindung an

      die Frisia Reederei (Nutzung ihrer Serverumgebung) kritisch bewertet wurde und

      andererseits die notwendige Internetanbindung zur Datenübertragung als

      kritische Stelle identifiziert wurde. Final sind die Gesamtkosten sehr hoch.

Zu D): Die Fortführung der Zusammenarbeit mit der Firma HKS war aufgrund der schlechten Erfahrung mit den Serviceleistungen zu Beginn annähernd ausgeschlossen. Nach Erhalt des Angebotes, welches finanziell attraktiv erscheint, wandelte sich die Ansicht im Team. Final allerdings, wurde die Schnittstellenproblematik und ein im Angebot mäßiger Servicelevel als so relevant bewertet, dass das Risiko der permanenten Serviceproblematik größer erschien als die des finanziellen Vorteils.

 

     Aus diesem Grund empfiehlt die Verwaltung die Auftragsvergabe für die Variante  

     B.

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

X

Ja

 

Nein

Gesamtkosten der Maßnahme (Anschaf-fungskosten/Herstellungskosten):

249.000

Euro

Jährliche Folgekosten:

 

Ja

 

Nein

14.700

Euro

 

Finanzierung:

Eigenanteil der Gemeinde (inkl. Kredite):

 

249.000

Euro

Objektbezogene Einnahmen (Zuschüsse, Spenden, Beiträge):

 

Euro

Veranschlagung:

Gemeinde:

X

ErgebnisHH

X

FinanzHH

     (lfd. Kosten)          (Investitionen)

X

BAD

 

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Vermögensplan